تکنیک GTD برای افزایش بهره‌وری و کاهش استرس

تکنیک GTD برای افزایش بهره‌وری و کاهش استرس

تکنیک GTD

هر کدام از ما در طول روز باید کارهای متفاوتی را انجام دهیم. گاهی این کارها در برنامه روزانه‌مان قرار دارند و می‌دانیم که باید چه اقدامی برایشان انجام دهیم و گاهی مثل یک مهمان ناخوانده، سروکله‌شان از وسط برنامه ما پیدا می‌شود. در هر دو صورت، آشفتگی‌هایی به وجود می‌آیند. تکنیک GTD یا «Getting Things Done» که توسط «دیوید آلن» معرفی شده می‌تواند به عنوان یک تکنیک موفقیت دیگر، راه‌های جالبی را پیش پای ما بگذارد. اجازه بدهید مهم‌ترین بخش‌های تکنیک GTD را با هم یاد بگیریم.

۱- مثل لیزر باشید نه پروژکتور

کسی که می‌خواهد همه کارها را با هم انجام دهد، هیچ کاری را به پایان نمی‌رساند. اگر زمانی که مشغول انجام یک کار هستید به چیزهای دیگر هم فکر کنید، مغزتان به طور ناخودآگاه تلاش می‌کند تا برای آن‌ها نیز راه‌حلی پیدا کند. در نتیجه، تمرکزتان بسیار کاهش می‌یابد. اگر می‌خواهید کارهایتان را به سرانجام برسانید باید هر قدم را در زمان خودش بردارید و از تمام نیروی تمرکزتان برای انجام کاری که در دست دارید استفاده کنید. سپس به سراغ کار بعدی بروید.

۲- یک قلم و کاغذ دم دستتان داشته باشید

در تکنیک GTD یکی از بهترین راه‌ها برای سروسامان دادن به کارهایی که بدون برنامه وارد زمان کاری ما می‌شوند، یادداشت کردن آن‌ها روی یک کاغذ است. بخواهیم یا نخواهیم، در دنیا هیچ ۱۰۰ درصدی برای برنامه‌ریزی وجود ندارد. اما می‌توان کاری کرد که این موضوع روی بهره‌وری ما تاثیر منفی نگذارد. اگر زمانی که در حال انجام یک کار هستید، کار جدیدی به شما سپرده شد، بی‌معطلی آن را روی کاغذ یادداشت کرده و باز دوباره روی کارتان تمرکز کنید. به این ترتیب به ذهنتان نشان می‌دهید که نیازی به نگرانی نیست چون آن کار را فراموش نخواهید کرد. با این کار، ذهن شما آزاد می‌شود و بهره‌وری‌تان در امان باقی می‌ماند.

۳- چند فهرست جانبی داشته باشید

علاوه بر فهرست کارهای روزانه – البته اگر به صورت منطقی و با توجه به زمانی که در طول روز دارید نوشته شده باشند – بد نیست که برای سازمان‌دهی کارهایتان از چند فهرست دیگر هم استفاده کنید.

۴- فهرست پروژه‌ها

در تکنیک GTD بهتر است قبل از هر کاری معنای پروژه را با هم مرور کنیم. پروژه، مجموعه‌ای از کارها است که در قالب یک هدف انجام می‌شوند. با این حساب، تلفن زدن به فلان مشتری، یک کار است نه پروژه. از طرفی، پروژه فقط شامل کارهایی نمی‌شود که در عوض انجام دادنشان پول می‌گیرید. اگر شما هدفی با عنوان «افزایش بهره‌وری خودتان» داشته باشید باید آن را در فهرست پروژه‌هایتان بگذارید. چون این هدف، نیازمند انجام چندین کار مختلف است. تهیه این فهرست به شما کمک می‌کند تا تمام پروژه‌هایی که در دست دارید را شناسایی کرده و آن‌ها را مدیریت کنید.

۵- فهرست کارهای بعدی

این فهرست شامل تمام کارهایی می‌شود که باید در طول یک دوره زمانی به جز امروز انجامشان دهید. مثلا شاید در طول یک ماه باید چند پروژه را تحویل دهید که هیچ ربطی به هم ندارند یا در چند رویداد و جلسه مختلف شرکت کنید. تمام این کارها باید در فهرست کارهای بعدی شما قرار بگیرند. این فهرست را همیشه با خود به همراه داشته باشید تا هر زمان که خواستید بتوانید از میان آن کارها یکی را برای انجام دادن انتخاب کنید.

۶- فهرست انتظار

بهترین پروژه‌ها، نتیجه همکاری یک تیم موفق هستند. اینجا است که اهمیتِ داشتن یک فهرست انتظار، در تکنیک GTD خودش را نشان می‌دهد. وقتی با دیگران کار می‌کنید، بخشی از کار شما به انجام کار هم‌تیمی‌تان وابسته می‌شود. در این زمان باید آن کار را به فهرست انتظار اضافه کنید و زمان تحویلشان را هم کنارش بنویسید تا در زمان مقرر بتوانید آن را پیگیری کنید.

۷- فهرست شاید روزی

انجام بعضی کارها، یکی از خواسته‌های قلبی ما است. با این وجود، شاید نتوانیم در حال حاضر، آن‌ها را در هیچ‌کدام از فهرست‌هایمان بگنجانیم. گاهی وقتش را نداریم، گاهی پولش را و گاهی شجاعتش را، اما قرار نیست بی‌خیالش شویم. می‌توانیم فهرستی با عنوان «شاید روزی» تهیه کنیم و این جور کارها را در آن بنویسیم.

فلسفه کایزن ، دری از ژاپن به سمت موفقیت

اصل پارتو ، نویدی برای موفقیت با کار کم

تکنیک پارادوکس ، روشی برای ساده کردن انتخاب‌ها

دیدگاهتان را بنویسید